無(wú)紙化辦公是指在不用紙張辦公，在無(wú)紙化辦公環(huán)境中進(jìn)行的一種工作方式，無(wú)紙化辦公需要硬件、軟件與通信網(wǎng)絡(luò)協(xié)力才能達(dá)到的辦公體驗(yàn)。今天小編就結(jié)合實(shí)際例子來(lái)說(shuō)無(wú)紙化辦公帶來(lái)什么樣的感觸。
久旺電子在去年開始在網(wǎng)上物色OA系統(tǒng)，期間和幾個(gè)主流的OA公司有做了一定的溝通，實(shí)現(xiàn)的功能大同小異，界面好壞因個(gè)人喜歡而定這個(gè)不好做評(píng)價(jià)，但是對(duì)于一般的中小企業(yè)，市面上前十的OA系統(tǒng)公司都是可以選擇的，其實(shí)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)在于后期怎樣讓員工迅速適應(yīng)新的實(shí)物，以及整個(gè)公司的規(guī)章流程怎樣適應(yīng)新的事物，實(shí)際上在線束加工廠家中無(wú)紙化辦公會(huì)遇到哪些問題，請(qǐng)看以下。
無(wú)紙化辦公的便利
可遠(yuǎn)程控制
之前我們的員工會(huì)遇到這樣的狀況，調(diào)休單需要領(lǐng)導(dǎo)簽字在月中之前一定要上交，如果超出時(shí)限就算請(qǐng)假。這個(gè)時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)也不可能立馬趕回來(lái)，自從走了流程之后，這些都可迎刃而解。而且像一般的線束加工廠家的流程比較復(fù)雜，訂單下單需要走訂單審批流程，要是流程經(jīng)過(guò)冗長(zhǎng)的會(huì)議或者出差，這個(gè)時(shí)候有OA系統(tǒng)的話就要方便的多，只要在手機(jī)上審核通過(guò)就可以了，很大程度上節(jié)約流程進(jìn)行時(shí)間，提高了工作效率。
流程梳理
在團(tuán)隊(duì)工作中，最忌諱的是職責(zé)不明，界限不明，這個(gè)事情你做也可以，我做也可以，最后誰(shuí)也沒有，這樣情況在公司中肯定是有的吧。當(dāng)走了規(guī)定化流程之后，流程的每一個(gè)步驟都被規(guī)劃，責(zé)任分配更加明細(xì)和透明化。真正定制流程的過(guò)程中就發(fā)現(xiàn)，很多事情的實(shí)施人并沒有很明確，這些問題其實(shí)平常在工作實(shí)施中久旺電子就有所發(fā)現(xiàn)，借著這個(gè)機(jī)會(huì)正好可以梳理改善，不光是線束加工廠家需要借鑒，可能對(duì)其他行業(yè)也有一定借鑒意義。
規(guī)劃時(shí)間
國(guó)外的客戶交流絕大多數(shù)習(xí)慣使用郵箱，相對(duì)于口頭交流或者電話溝通，郵件溝通反而更有效果，但多項(xiàng)事情同向進(jìn)行難免有點(diǎn)混亂，而且追蹤不到進(jìn)程，OA系統(tǒng)使用最大的心得體驗(yàn)就是知道我們的流程走到哪一步了，比如久旺電子需要走訂單審批流程，經(jīng)過(guò)生產(chǎn)計(jì)劃再由業(yè)務(wù)審核之后，到最后根本不知道流程走到哪了，有可能最后還得重來(lái)。但是如果我們知道進(jìn)度在哪的話，首先我們可以合理安排自己時(shí)間，第二個(gè)我們也可以提醒對(duì)方，第三個(gè)也可以知道流程經(jīng)?？ㄔ谀睦?，需要做出什么樣的改進(jìn)。
無(wú)紙化辦公的缺點(diǎn)
但是我們一路實(shí)施過(guò)來(lái)也遇到過(guò)很多問題，首先是公司的人傾向于傳統(tǒng)辦公方式，一下接受不了無(wú)紙化辦公，而且需要對(duì)所有的員工進(jìn)行統(tǒng)一化培訓(xùn)，時(shí)間和精力上都需要公司承擔(dān)，甚至有人覺得打印出來(lái)的紙質(zhì)要有安全感和動(dòng)力，電子版的流程實(shí)在不習(xí)慣，對(duì)于這些我們一直在慢慢磨合，公司內(nèi)部多加宣傳，把員工的平常溝通交流引導(dǎo)到OA系統(tǒng)上這樣效果好的多；后期維護(hù)也是需要成本的，公司的流程不是一成不變的，總會(huì)有這樣那樣的改動(dòng)，溝通成本較大；還有一個(gè)問題就是有的流程走下來(lái)需要上交財(cái)務(wù)，但是財(cái)務(wù)并不接受電子文檔證明，這也是問題點(diǎn)之一。
無(wú)紙化辦公已經(jīng)實(shí)施幾個(gè)月，總體下來(lái)是利大于弊，一個(gè)企業(yè)或者事物的發(fā)展一定需要經(jīng)過(guò)創(chuàng)新的，久旺一直在前進(jìn)的道路上奮斗著。
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